My simple Life

這一位職業管理顧問說，任何人都不缺少時間，他們只是不能有效地加以利用。他的建議是：建立一個合理的目標，遵守自己規定的優先程序，不要為沒有做完一切事情而負疚自責。

問：拉肯先生，美國是不是一個浪費時間的國家？
答：是的。大多數人雖然好像很忙，卻都浪費了百分之八十的時間。為了做許多不相干的事情，他們擾亂了自己的生活。他們不了解為甚麼沒有時間做他們真正喜歡做的事情。
事實上時間並不缺少。我們每個禮拜必須活一百六十八個小時。我們有充分的時間來做我們想做的事情。

問：那為甚麼有那麼多人抱怨時間不夠？
答：那是由於他們不知道怎樣利用時間。我發現許多人有三個主要的時間問題：
第一，有許多人不知道他們這一輩子想做甚麼事。他們也許有一個堅定的志向，但是在私人生活中卻隨俗浮沉，既沒有定一個目標，也沒有定一個優先程序。除非他們為整個生命擬定一個優先程序，他們絕不會利用時間。
第二，有些人知道他們想做甚麼，但是卻不知道怎樣才能達到那個目標。那個目標好像遠在天邊，每天向著那個目標做幾分鐘工作好像沒有甚麼價值。
第三，有些人知道他們的目標是甚麼，也知道怎樣達到他們的目標，但是他們卻因循自誤。著手做重要的事情可能必須做一些從來沒有做過的工作，或者要改變生活方式--那都不是容易做的事情。
例如，我有一個顧客，原是一個工程師，他由於成績優良，破格升任工程部門的經理。但是他起初做得並不出色。我發現他對新職不能勝任愉快的理由，是因為他沒有擺脫掉親自做技術工作的舊習慣。他並沒有勻出足夠的時間來訓練和激勵他的部屬。
他逐漸放棄了他的「自己做」的習慣。每當他在做一個工程專家的工作的時候，他總要詢問自己：『目前怎樣才能善用我的時間？』後來他終於把他的舊任務改變成做一個經理的新任務。

〈知所先後〉
問：決定優先順序或知所先後是不是可以幫助我們在日常生活中節省時間？
答：是的。如果你問一個主管，他或她認為浪費時間的主要事情是甚麼，他們會告訴你最浪費時間的事情是開會，被不速之客的訪問、電話、太多的文件、來請示的部屬等打斷工作。我認為這些事情只是一些徵候，不是基本問題。有些從業人員根本沒有策定優先程序。
如果有人對我說，打斷工作是一個問題，我會說：『很好。那麼你為甚麼不鎖上辦公室的門，拆掉電話，來做完你的工作？』他們會這樣回答：『那是不可能的。在兩天以內我就沒法辦通事情。我需要電話。我需要跟部屬和僱客晤談。』
他們一旦想到這一點，他們就會了解，他們的真正問題是接見了不該接見的人，或在跟他們的目標無關的事情上浪費了太多的時間。主要的事情要分別優先：甚麼是重要的，甚麼是次要的。

〈日常工作〉
問：每天早晨寫下一張待辦事件一覽表有沒有幫助？
答：有。只要那張表上能顯出甲乙丙的優先程序。許多人擬定了一張一覽表，但是他們常常先做容易做的事情，以便很快的在表上畫掉這一項。到一天結束的時候，一覽表固然短得多，但是重要的事情卻仍舊沒有做完。

在擬定每天的優先表的時候，必須要記住一件事。表上不但要列出在家裏或辦公室裏該做的事情，還要列出能夠影響一個人的整個生命的優先項目。例如，任何一個為事業或社交而日夜忙碌的人，也許會發現每天留半個小時來散步或運動以確保身體的健康，其實跟別的任何事情一樣重要。

問：事業已經有成就而且相當有錢的人是不是還要列優先表？
答：是的。因為如果他們不列優先表，他們會做一些不必要的工作。他們不能從活動中獲得百分之八十的價值。如果他們做得更聰敏而不是做得更辛苦，他們就有較多的空閒時間出外旅行，打網球，讀書或做別的他們所愛好的事情。

問：怎樣決定工作的優先順序？
答：一個人在決定他的終身目標以後，我建議依照下列五點來決定日常工作中的優先順序：
(1)這件工作跟你的目標有甚麼關係？如果沒有直接關係，就不要做它，或把它列入丙類。
(2)它有沒有時間性？如果限期在禮拜五以前完成，就必須在禮拜五以前做成，否則就毫無價值。
(3)誰在耗費你的時間？一個重要的顧客或家屬應該居先，偶然相識的人應該居後。
(4)你對工作的興趣如何？例如，你已經開了兩小時會議，幾分鐘內還要開另一個會。如果你有選擇的餘地，你應用這幾分鐘來改變步調，譬如下樓去伸伸腿，或打一個電話去安排社交的事情等等。
(5)工作的性質是甚麼？能不能跟別的事情合辦？也許你可以在下班前半小時內把它辦好。如果你要出差，你也許可以就近辦理兩件別的室外工作。

問：你怎樣節省時間？
答：我喜歡把重要的工作列入我的檢查表，隨時檢查工作進度。我常常提醒我自己，任何人都有時間來做重要的事情。如果事情確實很重要，我會勻出時間來做完。我常常為我做的事情感到歡喜，我決不浪費時間來惋惜我沒有時間去做的事情。